E-Mail oder Brief schreiben?

Immer mehr Nachrichten werden per E-Mail versendet.

Brief oder E-Mail? Eine Entscheidungshilfe für den Geschäftsalltag

In vielen Unternehmen stellt sich täglich die Frage: Brief oder E-Mail? Die Antwort ist weniger eindeutig, als man denkt. Denn beide Kommunikationswege haben sich in den letzten Jahren erheblich verändert – durch neue Gesetze, strengere Datenschutzanforderungen und nicht zuletzt durch das veränderte Kommunikationsverhalten selbst. Dieser Artikel gibt einen aktuellen Überblick und hilft bei der Entscheidung.

Der Briefmarkt im Wandel

Die Zahlen sprechen eine klare Sprache: Seit dem Jahr 2000 ist das Briefaufkommen in Deutschland deutlich gesunken. Allein zwischen 2022 und 2024 ist das Briefvolumen der Deutschen Post von rund 12,6 auf etwa 12,2 Milliarden Sendungen gesunken. Gleichzeitig zeigen die Zahlen aber auch: Der weit überwiegende Teil aller Briefsendungen – Schätzungen gehen von über 90 Prozent aus – stammt von Geschäftskunden. Der Brief ist also keineswegs tot – er hat sich vom alltäglichen Kommunikationsmittel zum gezielten Instrument für den Geschäftsverkehr gewandelt.

International geht der Trend noch weiter: Dänemark hat als erstes europäisches Land angekündigt, den klassischen Briefversand komplett einzustellen. Dort ist das Briefvolumen seit 2000 um rund 82 Prozent eingebrochen – vor allem, weil die Behörden konsequent auf digitale Kommunikation umgestellt haben. In Deutschland ist man davon weit entfernt, aber die Richtung ist dieselbe.

Wann ist ein Brief die sinnvollere Wahl?

Das neue Postgesetz: Was sich seit 2025 geändert hat

Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regeln für die Briefzustellung. Das modernisierte Postgesetz räumt der Deutschen Post mehr Zeit ein: Standardbriefe müssen nun zu 95 Prozent am dritten Werktag und zu 99 Prozent am vierten Werktag zugestellt sein. Zuvor galt die Vorgabe, dass 80 Prozent bereits am nächsten Werktag ankommen mussten.

In der Praxis bedeutet das: Ein Brief ist heute in der Regel zwei bis drei Werktage unterwegs. Wer es eiliger braucht, kann auf Einschreiben zurückgreifen, die weiterhin am nächsten Werktag zugestellt werden – allerdings zu einem deutlich höheren Preis.

Für Unternehmen mit rechtlich relevanter Korrespondenz ist wichtig: Im Zuge der verlängerten Laufzeiten wurden auch verschiedene gesetzliche Zustellungsfiktionen angepasst – etwa in der Abgabenordnung für Steuerbescheide, wo die Bekanntgabe nun erst am vierten statt am dritten Tag nach Aufgabe zur Post fingiert wird. Welche Fristen im Einzelfall gelten, hängt allerdings vom jeweiligen Spezialgesetz ab. Unternehmen sollten sich bei fristgebundener Korrespondenz im Zweifel rechtlich beraten lassen.

Wann der Brief die richtige Wahl ist

Der physische Brief hat nach wie vor Stärken, die keine E-Mail ersetzen kann:

• Rechtliche Verbindlichkeit. Bei Kündigungen, Widerrufen oder Mahnungen kommt es rechtlich vor allem auf die Nachweisbarkeit des Zugangs an. Zwar ist die elektronische Form in vielen Fällen grundsätzlich möglich – etwa per qualifizierter elektronischer Signatur –, doch in der Praxis ist der Brief per Einschreiben oft der einfachste und sicherste Weg, den Zugang rechtssicher zu dokumentieren.

• Wertschätzung und Wirkung. Ein gut gestalteter Geschäftsbrief signalisiert dem Empfänger, dass man sich Zeit genommen hat. In einer Welt, in der der durchschnittliche Büroangestellte täglich 30 bis 50 E-Mails erhält, geht ein Brief nicht so leicht unter. Für wichtige Kundenbeziehungen, Einladungen oder Dankschreiben ist der Brief oft die wirkungsvollere Wahl.
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• Datenschutz – ein unterschätzter Vorteil. Hier hat sich die Lage in den letzten Jahren zugunsten des Briefs verschoben. Die DSGVO verlangt bei der Übermittlung personenbezogener Daten per E-Mail angemessene Schutzmaßnahmen. In der Praxis zeigt sich, dass das schwieriger umzusetzen ist, als viele Unternehmen denken: Eine einfache Transportverschlüsselung (TLS) reicht bei sensiblen Daten nicht aus. Das OLG Schleswig-Holstein hat Ende 2024 in einem viel beachteten Urteil entschieden, dass ein Unternehmen haftet, wenn eine per E-Mail versandte Rechnung durch einen Hackerangriff manipuliert wird – und bloße Transportverschlüsselung nicht genügt. Ein Brief im verschlossenen Umschlag ist in dieser Hinsicht unkomplizierter und oft der sicherere Weg.

Wann ist die E-Mail die sinnvollere Wahl?

Wann die E-Mail die richtige Wahl ist

Die E-Mail hat unbestreitbare Vorteile, die sie für viele Geschäftsvorfälle zum Mittel der Wahl machen:

• Geschwindigkeit. Eine E-Mail ist in Sekunden beim Empfänger – weltweit. Gerade für schnelle Abstimmungen, kurze Rückfragen oder die Weiterleitung von Dokumenten gibt es keine effizientere Alternative.

• Effizienz bei Gruppen. Wer mehrere Empfänger gleichzeitig erreichen muss, kommt an der E-Mail nicht vorbei. Rundschreiben, Newsletter oder interne Mitteilungen lassen sich in Sekunden an Hunderte oder Tausende Empfänger versenden.

• Archivierung und Durchsuchbarkeit. E-Mails lassen sich automatisch archivieren und per Stichwortsuche wiederfinden. Allerdings sollte man dabei bedenken: E-Mails mit geschäftlicher Relevanz unterliegen den Aufbewahrungspflichten nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD). Sie müssen revisionssicher archiviert werden – ein Aufwand, den viele Unternehmen unterschätzen.

• Anhänge und Dateien. Große Dokumente, Tabellen oder Entwürfe lassen sich einfach per E-Mail versenden, ohne dass Druck- oder Versandkosten anfallen.

Die Schattenseiten der E-Mail

Die Vorteile der E-Mail haben auch eine Kehrseite, die im Geschäftsalltag nicht ignoriert werden sollte:

• Sicherheitsrisiken. E-Mails werden standardmäßig nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Die Datenschutzkonferenz der deutschen Aufsichtsbehörden hat klargestellt, dass bei personenbezogenen Daten mit hohem Risiko – etwa Gesundheitsdaten, Lohnabrechnungen oder Bankverbindungen – eine reine Transportverschlüsselung nicht ausreicht. In solchen Fällen wird eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung empfohlen, deren Einrichtung in der Praxis jedoch aufwändig ist und auf beiden Seiten funktionieren muss.

• Informationsflut. E-Mails gehen im Posteingang schnell unter, werden als Spam markiert oder landen im falschen Ordner. Gerade wichtige Geschäftskorrespondenz kann so leicht übersehen werden – ein Risiko, das beim physischen Brief deutlich geringer ist.

• Manipulationsanfälligkeit. Phishing-Mails, gefälschte Absenderadressen und manipulierte Anhänge sind alltägliche Bedrohungen im Geschäftsverkehr. Die Echtheit eines Briefs lässt sich dagegen wesentlich schwerer fälschen.

Die Zukunft: Hybride Lösungen

Die Frage „Brief oder E-Mail?" wird zunehmend von einer dritten Option ergänzt: dem hybriden Versand. Dabei werden Dokumente digital erstellt und über ein Online-Portal versendet, dann aber regional gedruckt und als physischer Brief zugestellt. Diese Lösung verbindet die Schnelligkeit und den Komfort des digitalen Workflows mit der Wirkung und rechtlichen Verbindlichkeit des physischen Briefs. Gerade für Unternehmen, die regelmäßig größere Mengen an Geschäftspost versenden – Rechnungen, Vertragsunterlagen, Lohnabrechnungen –, kann das eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis bedeuten.

Nachhaltigkeit: Brief vs. E-Mail

Ein verbreiteter Irrtum ist, dass E-Mails grundsätzlich umweltfreundlicher sind als Briefe. Tatsächlich verursacht eine einzelne E-Mail laut Schätzungen rund 10 Gramm CO₂, ein Brief rund 20 Gramm. Der Unterschied relativiert sich jedoch schnell: E-Mails werden in weit größerer Menge verschickt, oft aus bloßer Bequemlichkeit. Hinzu kommen die enormen Mengen an Spam – schätzungsweise werden jährlich Billionen unerwünschter Mails versendet, die trotzdem Energie verbrauchen. Auf der anderen Seite arbeiten Briefdienstleister zunehmend mit Elektrofahrzeugen und klimaneutralem Versand, was die Bilanz des physischen Briefs weiter verbessert.
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Die richtige Wahl hängt vom Anlass ab

Es gibt keine pauschale Antwort auf die Frage „Brief oder E-Mail?". Entscheidend sind der Anlass, der Inhalt und der Empfänger:

Für schnelle Abstimmungen, interne Kommunikation und den Austausch von Arbeitsdokumenten ist die E-Mail das effizientere Mittel. Für rechtlich relevante Korrespondenz, den Versand sensibler Daten, wichtige Kundenanschreiben und Situationen, in denen Wertschätzung zählt, ist der Brief nach wie vor die bessere Wahl – und oft auch die sicherere.

Wer beides intelligent kombiniert, kommuniziert nicht nur effizienter, sondern auch rechtssicherer. Hybride Versandlösungen machen es heute einfacher denn je, die Vorteile beider Welten zu nutzen.

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Letzte Aktualisierung: 05.03.2026