Tipps für Geschäftsbriefe
Die Wortwahl und Betonung in der Nachricht ist entscheidend
So gelingt professionelle Korrespondenz
Geschäftsbriefe gehören zum Alltag jedes Unternehmens. Ob Angebot, Reklamation oder einfache Anfrage – wie Sie Ihre Nachricht formulieren und gestalten, prägt das Bild, das Kunden, Partner und Lieferanten von Ihrem Unternehmen haben. Dabei zählt nicht nur der Inhalt, sondern auch Form und Tonfall. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, Geschäftsbriefe zu verfassen, die ankommen und wirken.
Der Briefkopf: Ihr Aushängeschild
Der Briefkopf ist das Erste, was ins Auge fällt. Er sollte alle wesentlichen Angaben enthalten, übersichtlich gestaltet sein und idealerweise Ihr Corporate Design widerspiegeln.
Folgende Elemente gehören in einen professionellen Briefkopf:
Firmenlogo und Unternehmensname, üblicherweise oben links oder mittig platziert.
Kontaktdaten: Postanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und ggf. Ihre Website.
Datum: Rechts oben, im Format „TT. Monat JJJJ" (z. B. „6. Mai 2025").
Empfängerangaben: Vollständiger Name, ggf. mit akademischem Titel, Funktion und Anschrift. Achten Sie darauf, den Namen korrekt zu schreiben – ein falsch geschriebener Name wirkt nachlässig.
Wer es besonders professionell halten möchte, orientiert sich am Aufbau nach DIN 5008.
Aufbau nach DIN 5008: Der formale Rahmen
Wer seinen Geschäftsbrief nicht nur inhaltlich, sondern auch formal professionell gestalten möchte, orientiert sich an der DIN 5008. Diese Norm regelt Seitenränder, Zeilenabstände, die Position des Anschriftfelds und vieles mehr – bis hin zu Falt- und Lochmarken. Ein normgerecht formatierter Brief sieht ordentlich aus, passt in Fensterumschläge und lässt sich maschinell verarbeiten.
Die Details dazu haben wir in unserem Artikel Normbrief verfassen zusammengestellt.
Der richtige Tonfall: Klar, höflich, auf den Punkt
Die Art, wie Sie formulieren, bestimmt maßgeblich, wie Ihre Nachricht aufgenommen wird. Ein paar Grundsätze, die sich bewährt haben:
Anrede: Wenn Sie den Namen des Empfängers kennen, verwenden Sie ihn – „Sehr geehrter Herr Müller" wirkt deutlich persönlicher als das allgemeine „Sehr geehrte Damen und Herren". Letzteres sollten Sie nur nutzen, wenn der Ansprechpartner tatsächlich unbekannt ist.
Klarheit vor Eleganz: Schreiben Sie so, dass Ihr Anliegen beim ersten Lesen verständlich ist. Vermeiden Sie verschachtelte Sätze und Fachbegriffe, die der Empfänger möglicherweise nicht kennt. Kurze, klare Sätze sind kein Zeichen mangelnder Bildung – sie sind ein Zeichen von Respekt gegenüber der Zeit des Lesers.
Aktiv statt passiv: „Wir senden Ihnen das Angebot bis Freitag" ist besser als „Das Angebot wird Ihnen bis Freitag zugesandt". Aktive Formulierungen wirken direkter und verbindlicher.
Schlussformel: „Mit freundlichen Grüßen" ist der Standard und funktioniert immer. „Hochachtungsvoll" klingt in den meisten Kontexten inzwischen übertrieben formell. Bei bestehenden Geschäftsbeziehungen darf es gern etwas wärmer sein: „Mit besten Grüßen" oder „Freundliche Grüße" sind gute Alternativen.
Struktur des Briefs: Vom Betreff bis zum Schluss
Ein gut strukturierter Geschäftsbrief folgt einem klaren Aufbau:
Betreff: Fassen Sie den Grund Ihres Schreibens in einer prägnanten Zeile zusammen. Der Betreff sollte dem Empfänger sofort verraten, worum es geht – etwa „Angebot zur Büroausstattung" oder „Rückfrage zu Ihrer Rechnung Nr. 0987".
Einleitung: Kommen Sie rasch zur Sache. Ein kurzer Bezug zum Anlass genügt: „Vielen Dank für Ihre Anfrage vom 3. Mai" oder „Bezugnehmend auf unser Telefonat möchte ich Ihnen Folgendes mitteilen." Vermeiden Sie langatmige Einleitungen.
Hauptteil: Hier legen Sie Ihr Anliegen dar. Gliedern Sie den Text in übersichtliche Absätze, wenn mehrere Punkte zu klären sind. Nummerierungen oder Aufzählungen können bei komplexeren Themen helfen, den Überblick zu wahren.
Schluss: Formulieren Sie eine klare Handlungsaufforderung, sofern nötig: „Bitte bestätigen Sie den Termin bis zum 15. Mai." Bedanken Sie sich für die Aufmerksamkeit und signalisieren Sie Gesprächsbereitschaft: „Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung."
Geschäftsbriefe im digitalen Zeitalter
Auch wenn der klassische Geschäftsbrief auf Papier nicht verschwunden ist, werden die meisten Briefe heute als PDF per E-Mail verschickt. Das bringt einige Besonderheiten mit sich.
Elektronische Unterschrift: Eine eingescannte Unterschrift reicht in vielen Fällen. Für rechtsverbindliche Dokumente sollten Sie jedoch eine qualifizierte elektronische Signatur in Betracht ziehen.
Layout und Dateigröße: Achten Sie darauf, dass Ihr Brief als PDF korrekt dargestellt wird – unabhängig vom Endgerät des Empfängers. Eingebettete Schriften verhindern Darstellungsprobleme. Halten Sie die Dateigröße im Rahmen, insbesondere wenn Logos oder Bilder enthalten sind.
Begleit-E-Mail: Wenn Sie den Brief als Anhang versenden, gehört in die E-Mail selbst ein kurzer Hinweis, nicht eine Kopie des gesamten Briefinhalts. Ein Satz wie „Anbei erhalten Sie unser Angebot als PDF" genügt.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
Selbst erfahrene Verfasser stolpern gelegentlich über typische Fallstricke:
Rechtschreib- und Grammatikfehler wirken schlicht unprofessionell. Nutzen Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung Ihres Schreibprogramms - diese erkennt heute weit mehr als nur Tippfehler. Trotzdem lohnt sich ein letzter Blick mit etwas zeitlichem Abstand, denn stilistische Schwächen und inhaltliche Unstimmigkeiten erkennt kein Programm zuverlässig.
Konjunktiv-Wirrwarr: „Ich würde mich freuen, wenn Sie mir mitteilen würden" – doppelter Konjunktiv klingt unsicher. Besser: „Ich freue mich, wenn Sie mir mitteilen" oder „Bitte teilen Sie mir mit."
Zu viel Passiv und Nominalstil: „Die Durchführung der Überprüfung erfolgt durch unsere Fachabteilung" liest sich schwerfällig. Direkter: „Unsere Fachabteilung überprüft die Unterlagen."
Fehlender Betreff: Ohne Betreffzeile muss der Empfänger erst den ganzen Brief lesen, um zu verstehen, worum es geht. Das kostet Zeit und wirkt unstrukturiert.
Verschiedene Anlässe, verschiedene Briefe
Je nach Anlass gelten unterschiedliche Konventionen:
Angebotsschreiben sollten alle relevanten Details enthalten – Leistungsbeschreibung, Preis, Gültigkeitsdauer – und freundlich, aber verbindlich formuliert sein.
Mahnungen erfordern einen sachlichen, bestimmten Ton. Verweisen Sie auf die ausstehende Rechnung, setzen Sie eine klare Frist und benennen Sie die nächsten Schritte. Bleiben Sie dabei höflich; eine Mahnung ist noch keine Eskalation.
Beschwerdeantworten verlangen Fingerspitzengefühl. Nehmen Sie das Anliegen ernst, bedauern Sie die Unannehmlichkeit und bieten Sie eine Lösung an. Rechtfertigungen ohne Lösungsvorschlag wirken defensiv.
Kündigungsschreiben sollten knapp, klar und formal korrekt sein. Nennen Sie das Vertragsverhältnis, das Kündigungsdatum und die einzuhaltende Frist.
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Diese Seite wurde zuletzt am 05.03.2026 aktualisiert.