Briefumschlag beschriften
Wie einen Briefumschlag richtig beschriften?
Damit ein Brief seinen Empfänger erreicht, muss der Umschlag korrekt beschriftet sein. Briefe werden in den Sortierzentren maschinell verarbeitet – und die Maschinen sind auf eine einheitliche Anordnung von Absender, Empfänger und Frankierung angewiesen. Wer sich an ein paar Grundregeln hält, vermeidet Verzögerungen und Rücksendungen.
Wie einen Briefumschlag beschriften? - Die vier Zonen auf dem Briefumschlag
Die Vorderseite eines Briefumschlags ist in vier Bereiche eingeteilt, die jeweils eine feste Funktion haben:
Absenderzone – oben links auf dem Umschlag. Hier stehen Ihr Name und Ihre Adresse. Die Absenderzone erstreckt sich über die oberen 40 mm des Umschlags und reicht von links bis 74 mm vor den rechten Rand.
Frankierzone – oben rechts, ab dem rechten Rand 74 mm nach innen und 40 mm nach unten. Hier wird die Briefmarke aufgeklebt oder ein Freimachungsvermerk platziert. In diesem Bereich dürfen sich keine anderen Texte oder Grafiken befinden.
Lesezone – der zentrale Bereich für die Empfängeradresse. Die Adresse muss mindestens 40 mm vom oberen Rand, 15 mm vom linken, rechten und unteren Rand entfernt stehen. Nur die Empfängeranschrift gehört in die Lesezone – keine Absenderangaben, keine Werbung, keine Grafiken. Einzige Ausnahme: Eine einzeilige Rücksendeangabe (Absender in kleiner Schrift) darf oberhalb der Empfängeradresse stehen.
Codierzone – unten rechts, 150 mm breit und 15 mm hoch, gemessen von der rechten unteren Ecke. Diesen Bereich braucht die Post, um einen Strichcode für die Sortierung aufzudrucken. Die Codierzone muss komplett frei bleiben – kein Text, keine Aufkleber, keine Grafiken. Der Untergrund muss weiß oder zumindest hell genug sein, damit der aufgedruckte Strichcode maschinell gelesen werden kann.
Empfängeradresse richtig schreiben
Die Adresse wird linksbündig geschrieben, in einheitlicher Schriftart und Schriftgröße. Die Schrift muss dunkel auf hellem Grund stehen. Zwischen den Zeilen gibt es keine Leerzeilen – Name, Straße und Ortszeile folgen direkt aufeinander. Hervorhebungen wie Fettdruck, Unterstreichungen oder Umrahmungen sind nicht vorgesehen, weil sie die maschinelle Erkennung stören können.
Bei handschriftlicher Beschriftung gilt: Schreiben Sie gut leserlich und verwenden Sie einen dunklen Stift. Wenn die Sortiermaschine eine Adresse nicht lesen kann, landet der Brief in der manuellen Nachbearbeitung – und das kostet Zeit.
Adressbeispiele für verschiedene Empfänger
Privatperson:
Max Mustermann
Musterstraße 32
12345 Musterstadt
Unternehmen mit Ansprechpartner:
Muster GmbH
z. Hd. Herrn Mustermann
Musterstraße 2
67890 Musterstadt
Steht der Firmenname in der ersten Zeile, darf der Brief von jeder Person im Unternehmen geöffnet werden. Soll der Brief nur eine bestimmte Person erreichen, schreiben Sie den Namen in die erste Zeile und den Firmennamen darunter.
Postfach:
Max Mustermann
Postfach 12 34 56
78901 Musterstadt
Bei einer Postfachadresse entfallen Straße und Hausnummer. Geben Sie niemals Straße und Postfach gleichzeitig an – die Post liefert dann an die Straßenadresse, nicht ans Postfach.
Packstation:
Max Mustermann
12345678
Packstation 111
12345 Musterstadt
Die achtstellige Zahl ist die Postnummer des Empfängers. An Packstationen lassen sich allerdings nur Groß- und Maxibriefe sowie Bücher- und Warensendungen schicken, keine normalen Standardbriefe.
Auslandsadresse:
Max Mustermann
Sample Street 12
EC1A 1AA London
ENGLAND
Bei internationalen Sendungen schreiben Sie das Bestimmungsland in der letzten Zeile in Großbuchstaben und auf Deutsch. Für die Abstände gelten dieselben Regeln wie bei Inlandssendungen: mindestens 40 mm vom oberen Rand, mindestens 15 mm von den übrigen Rändern.
Ein Beispiel für einen korrekt beschrifteten Briefumschlag.
Zusätze und Vermerke auf dem Umschlag
Manchmal soll ein Brief als Einschreiben versendet werden, oder er ist vertraulich und nur für den Empfänger persönlich bestimmt. Solche Vermerke wie „Einschreiben", „Persönlich" oder „Nicht nachsenden!" gehören oberhalb der Empfängeradresse in die sogenannte Zusatz- und Vermerkzone. Diese Zone ist Teil der Lesezone, wird aber von unten nach oben beschriftet: Steht nur ein einzelner Vermerk, beginnt er direkt über der Anschrift.
Wer Geschäftsbriefe nach DIN 5008 gestaltet, findet im Anschriftenfeld Platz für bis zu drei Zeilen Vermerke oberhalb der eigentlichen sechszeiligen Anschrift. Genaueres dazu erfahren Sie in unserem Beitrag: Einen Normbrief verfassen.
Verschiedene Umschlagformate
Die meisten Briefe werden im DIN-lang-Format (220 × 110 mm) oder im C6-Format (162 × 114 mm) verschickt. Bei diesen Standardumschlägen gelten die oben beschriebenen Zonen unverändert.
Bei größeren Formaten wie C5 (229 × 162 mm) oder C4 (229 × 324 mm) bleibt das Grundprinzip gleich: Frankierung oben rechts, Absender oben links, Empfänger in der Lesezone, Codierzone unten rechts frei lassen. Beim C4-Umschlag kann die Anschrift allerdings sowohl rechts als auch links platziert werden.
Achtung bei quadratischen Umschlägen: Diese gelten nicht als Standardformat und werden mit dem Großbriefporto berechnet. Mehr Infos über die Briefgrößen bei der Post
Frankierung und Porto
Die Briefmarke oder Frankierung gehört in die Frankierzone oben rechts. Wie viel Porto Ihr Brief benötigt, hängt von Format und Gewicht ab – informieren Sie sich vorab über die aktuellen Preise, damit der Brief nicht unterfrankiert auf die Reise geht.
Wer keine Briefmarken zur Hand hat, kann sich den Weg zur Postfiliale sparen: Über die Post & DHL App lässt sich das Porto direkt auf dem Smartphone bezahlen. Sie haben dann zwei Möglichkeiten – entweder drucken Sie die Marke zu Hause als sogenannte Internetmarke aus, oder Sie wählen die Mobile Briefmarke. Dabei erhalten Sie einen Code aus Buchstaben und Zahlen, den Sie mit einem dunklen Stift anstelle der Briefmarke oben rechts auf den Umschlag schreiben. Der Code beginnt immer mit #PORTO und wird in zwei Zeilen notiert.
Für Unternehmen mit regelmäßigem Versand gibt es Frankierlösungen wie Prelabel oder einen Frankierservice, mit denen große Mengen effizienter frankiert werden können.
Reicht das aufgeklebte Porto nicht aus, wird der Brief entweder an den Absender zurückgeschickt oder der Empfänger muss die Differenz nachzahlen. Ein Grund mehr, den Absender immer anzugeben.
Muss der Absender auf den Umschlag?
Es gibt keine gesetzliche Pflicht, den Absender auf einem Brief zu vermerken. Trotzdem sollten Sie es tun – aus ganz praktischen Gründen: Wenn die Empfängeradresse unleserlich ist, ein Zahlendreher in der Postleitzahl steckt oder zu wenig Porto aufgeklebt wurde, kann der Brief ohne Absenderangabe nicht zurückgeschickt werden. Er bleibt dann in der Briefstelle liegen.
Außerdem wirkt ein Brief ohne Absender auf viele Empfänger unseriös. Gerade im geschäftlichen Bereich gehört die Absenderangabe zum guten Ton.
Häufige Fehler beim Briefumschlag beschriften
Ein paar Stolperfallen tauchen beim Beschriften von Briefumschlägen regelmäßig auf:
Zahlendreher in der Postleitzahl führen dazu, dass der Brief in der falschen Region landet. Vor dem Versand lohnt sich ein kurzer Abgleich.
Zettel oder Aufkleber auf dem Umschlag, die keine postalischen Labels sind, können die Sortiermaschine irritieren. Die Codierzone und Lesezone müssen frei von fremden Aufklebern bleiben.
Abkürzungen, die nicht allgemein gebräuchlich sind, sorgen für Verwirrung. „z. Hd." für „zu Händen" ist üblich und wird verstanden, aber eigene Kürzel für Abteilungen oder Adressen sollten Sie ausschreiben.
Die Rückseite beschriften bringt nichts – die Post verarbeitet ausschließlich die Vorderseite des Umschlags.
Bereits verwendete oder entwertete Briefmarken führen dazu, dass der Brief nicht befördert wird.
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