Was ist ein Serienbrief?

Was genau ist ein Serienbrief?

Persönlichkeit durch Serienbriefe

Wir leben im digitalen Informationszeitalter. Viele Mitteilungen werden per E-Mail und Messengerdienste verschickt Dennoch, das geschriebene Wort in Briefform hat weiterhin Bestand! Schon allein wegen der persönlichen Note, die mitschwingt. Eine Herausforderung besteht für Unternehmen darin, diesen individuellen Charakter beizubehalten, wenn die Nachricht Dutzende von Empfängern erreichen soll. Hier kommen die sogenannten Serienbriefe ins Spiel.

Was sind Serienbriefe?

Die auch als Massensendungen bekannten Briefe sind für diverse Arten von Schreiben gedacht, um eine große Anzahl von Personen bzw. Firmen mit minimalem Aufwand zu informieren. Ohne dabei jeden Brief einzeln erstellen zu müssen.

Im Wesentlichen handelt es sich dabei um ein Schreiben, das eine Vielzahl von austauschbaren Eckdaten enthält. Wie zum Beispiel den Namen, die Adresse oder andere individuelle Angaben. Auf diese Weise muss nicht der gesamte Brief für jeden Empfänger neu geschrieben und kontrolliert werden.

Um den Prozess zu beschleunigen, werden diese Informationen aus einer vorher erstellten Datenquelle ausgelesen. Der eigentliche Vorgang des Erstellens eines Serienbriefs besteht dann nur noch darin, den Haupttext mit Platzhaltern für die variablen Informationen zu verfassen. Während des Druckprozesses werden diese Platzhalter dann durch die entsprechenden Informationen ersetzt. Somit entstehen in kürzester Zeit viele personalisierte Briefe.

Hinweis: Wir von Südwest Mail helfen Ihnen gerne bei der Vorbereitung von Serienbriefen. Kontaktieren Sie uns hierfür ganz einfach über unser Kontaktformular.

Wofür eignen sich Serienbriefe?

Serienbriefe werden häufig in der Bürokommunikation, im Marketing und dem Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship Management) eingesetzt. Sie sparen nicht nur Zeit und Aufwand, sondern bieten zudem eine professionelle Möglichkeit, mit einer großen Anzahl von Menschen zu kommunizieren.

5 Vorteile von Serienbriefen

Zeitersparnis

Der offensichtlichste Vorteil von Serienbriefen ist die enorme Zeitersparnis. Anstatt jeden Brief individuell zu erstellen, kann eine einzige Vorlage mit den variablen Informationen versehen und an eine beliebige Anzahl von Empfängern gesendet werden. Dies führt zu einer erheblichen Effizienzsteigerung in der Kommunikation.

Personalisierung

Trotz der hohen Stückzahl bieten Serienbriefe viel Spielraum zur Individualisierung. Dadurch wird dem Leser nicht sofort bewusst, dass es sich um eine Massensendung handelt. Individuelle Daten wie Name, Adresse, Geschlecht oder sogar Produkthinweise erwecken den Eindruck, dass der Brief auf den Empfänger zugeschnitten ist. Womit ihm deutlich mehr Aufmerksamkeit geschenkt wird.

Konsistenz

Da der Haupttext des Serienbriefs identisch ist, gewährleistet diese Methode eine konsistente Kommunikation. Botschaften und Informationen werden einheitlich an die Empfänger übermittelt. Was die Glaubwürdigkeit und Verlässlichkeit des Absenders stärkt.

Skalierbarkeit

Serienbriefe sind ideal für die Kommunikation mit großen Zielgruppen. Ob nur ein paar dutzende oder einige tausende Empfänger, die Methode bleibt stets gleich, sodass die Lösung leicht skalierbar ist.

Kostenersparnis

Die Automatisierung und der Einsatz von Serienbriefen sparen nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen. Der Druck und die Versendung von Massenbriefen sind in der Regel kostengünstiger als individuell verfasste Schreiben.

Einen Serienbrief erstellen:

Die zentralen Elemente eines Serienbriefs setzen sich aus den folgenden Bestandteilen zusammen:

• Briefkopf

• Datum

• Betreff

• Anrede

• Haupttext

• Grußformel

• Unterschrift

• Signatur

Mit Ausnahme von den variablen Zeilen sollte ein Serienbrief immer die gleichen Informationen enthalten.

Personalisierung

Der entscheidende Aspekt, der Serienbriefe von herkömmlichen Massensendungen unterscheidet, ist die Personalisierung. Hierfür werden die Platzhalter durch die Informationen aus der Datenquelle ersetzt. Einige der üblichen Variablen sind:

• Empfängername
  Der vollständige Name des Empfängers, um eine persönliche Ansprache zu ermöglichen.

• Adresse
  Die Postanschrift des Empfängers, um sicherzustellen, dass der Brief an die richtige Adresse gesendet wird.

• Geschlecht
  Die Anrede kann basierend auf dem Geschlecht des Empfängers angepasst werden.

• Kundennummer/Mitgliedsnummer
  Zur individuellen Identifizierung des Empfängers.

• Produkthinweise (optional)
  Für Marketingzwecke können individuelle Produktvorschläge basierend auf dem bisherigen Kaufverhalten des Kunden in den Serienbrief eingefügt werden.

Die Personalisierung kann über spezielle Platzhalter (z. B. %Vorname%) oder Felder aus der Datenquelle erreicht werden. Das gewählte Textverarbeitungsprogramm gibt dabei vor, wie die Platzhalter konkret zu benennen sind. Nur dann kann die Individualisierung vom Computer bzw. Drucker vorgenommen werden.

Wichtig: Durch eine sorgfältige Gestaltung können Serienbriefe eine höhere Resonanz und Erfolg erzielen, da Empfänger eine stärkere Bindung zum Absender empfinden.