Briefe mit KI verfassen: Wie das geht und worauf Sie achten müssen
Bevor Sie verzweifeln: So können Sie Briefe mit KI schreiben
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Sie wollen gegen eine nach Ihrer Ansicht fehlerhafte Nebenkostenabrechnung Widerspruch einlegen oder einen Versicherungsvertrag ändern? In beiden Fällen sind Sie mit einem sorgfältig verfassten Brief auf der rechtlich sicheren Seite. Aber wie fangen Sie am besten an und was sollte auf jeden Fall drinstehen? Statt Ihre wertvolle Zeit vor einem leeren Word-Dokument zu verbringen und stundenlang im Internet nach den richtigen Formulierungen zu suchen, können Sie sich heute die Schreibfähigkeiten von KI-Assistenten wie ChatGPT zunutze machen. Wie Sie die smarten Tools effizient nutzen und wo Stolperfallen drohen, lesen Sie hier.
KI Briefe schreiben lassen: Geht das überhaupt?
Sogar richtig gut. Die KI-Modelle haben in den letzten Jahren einen großen Schritt nach vorne gemacht, greifen auf eine gigantische Datenbasis zurück und können, falls nötig, sogar selbstständig im Internet nach Informationen forschen. Mit wenigen Prompts (schriftlichen Anweisungen) lassen sich so professionell wirkende Briefe an Ämter und Vertragspartner erstellen, für die Sie sonst Stunden gebraucht hätten.
Sie müssen der KI lediglich den Kontext liefern, also ihr beispielsweise in einigen Sätzen das Anliegen erklären und – falls vorhanden – ihr relevante Dokumente oder auch erhaltene Schreiben hochladen, auf die Sie reagieren möchten. Die KI versteht so, worum es geht. Durch weitere Angaben und die Wahl der Tonalität (z. B. sachlich-seriös, locker oder bestimmt) können Sie das Schreiben dann noch weiter anpassen. Nach wenigen Minuten erhalten Sie so einen fertigen Brieftext, den Sie nach einer sorgfältigen Prüfung nur noch ausdrucken und versenden müssen.
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Welches KI-Abo brauche ich zum Briefeschreiben?
Das hängt ganz von der Art sowie dem Umfang Ihrer Nutzung ab. Wollen Sie nur zwei oder drei Mal pro Monat die KI zum Schreiben zur Hilfe nehmen, reicht in den meisten Fällen ein kostenloser Account bei einem der großen Anbieter wie OpenAI (ChatGPT), Anthropic (Claude) oder Google (Gemini) aus. Jedoch sind in den Free-Tarifen Funktionen wie das Hochladen von Dokumenten oft stark limitiert. Möchten Sie diese Funktion ohne Einschränkungen nutzen, brauchen Sie ein Bezahl-Abo.
Bei den kostenpflichtigen Abos haben Sie zu Preisen zwischen 5 Euro (Google AI Plus) und 20 Euro (ChatGPT Plus und Claude Pro) pro Monat mehr Freiheiten. Sie:
haben deutlich größere Kontingente für mehr Text/Briefe zur Verfügung
erhalten Zugriff auf die leistungsstärksten Denkmodelle der KI-Anbieter
können Dokumente wie Verträge hochladen und analysieren lassen
haben die Möglichkeit, der KI konkrete Fragen zu Dokumenten zu stellen
können Bilder/Videos generieren und Echtzeit-Sprachassistenten nutzen
Was ist mit dem geschäftlichen KI-Einsatz?
Wenn Sie selbstständig sind, können Sie die genannten Free- und Bezahl-Modelle nicht einfach im geschäftlichen Alltag nutzen, da sensible Daten wie Adressen oder Namen in die USA übermittelt werden. Sie benötigen deshalb einen speziellen KI-Tarif, der DSGVO-konform ist und einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) enthält. Tarife, die sich rechtssicher für Dokumentenuploads und Briefe nutzen lassen, sind:
Microsoft 365 Copilot in M365 Business
Gemini Business in Google Workspace
ChatGPT Team von OpenAI
Claude Team von Anthropic
Mistral Pro von Mistral AI
Gut zu wissen: Vor der Nutzung sollten Sie überprüfen, ob das Abo Ihre Daten zum Modelltraining nutzt und dies deaktivieren. So ist sichergestellt, dass Ihre Daten nicht in zukünftigen Modellversionen enthalten sind. Bei Business-Accounts ist diese Funktion in der Regel schon deaktiviert. Nachschauen kann aber nicht schaden.
So können Sie KI zum Briefe schreiben nutzen - Foto: Karola G von Pexels
KI für Briefe nutzen: So gehen Sie Schritt für Schritt vor
Nach dem Login in Ihren KI-Account können Sie direkt einen neuen Chat starten. Das ist die gängigste und bequemste Art, mit dem Modell zu interagieren.
Schritt 1: Geben Sie der KI den für den Brief nötigen Kontext
Für einen Brief fangen Sie am besten mit dem Hochladen von Kontext an. Das kann zum Beispiel ein Steuerbescheid des Finanzamts, die Nebenkostenabrechnung oder auch ein Vertrag sein. Hochladen können Sie die Daten über das kleine Plus-Symbol im Chat. Als Format können Sie PDF oder auch Bilddateien (z. B. mit dem Handy abfotografiert) nutzen oder direkt im Chat auf dem Mobiltelefon ein Foto des Dokuments machen. Die aktuellen Modelle kommen mit vielen Formaten klar.
Hängen Sie die Dokumente über das Plus an und schreiben Sie zusätzlich in das Textfeld, dass die KI diese zunächst für Sie analysieren und zusammenfassen soll. So können Sie am besten überprüfen, ob sie auch wirklich alles lesen kann und versteht. Danach senden Sie die Nachricht ab und erhalten die Ausgabe.
Wichtig: Bevor Sie ein Dokument an ChatGPT & Co. schicken, sollten Sie sensible Daten immer digital schwärzen oder durch Platzhalter ersetzen. Dazu gehören etwa Ihr Name und Ihre Adresse, Aktenzeichen, Ihre Kontodaten und Ihre Steuer-ID sowie sensible Angaben zu Ihrer Gesundheit oder der von Familienmitgliedern bzw. Dritten.
Schritt 2: Geben Sie der KI den Schreibauftrag
Jetzt kennt die KI den Inhalt Ihres Dokuments, weiß aber noch nicht genau, was Sie damit vorhaben. Das müssen Sie ihr jetzt in Form eines Prompts sagen. Je detaillierter Sie dabei die Situation beschreiben und erklären, was Sie erreichen wollen, umso besser ist am Ende das Ergebnis. Schreiben Sie in den Chat:
was Sie mit dem Brief erreichen wollen (z. B. Fristverlängerung)
ob es noch weitere Infos gibt (Telefongespräche, ggf. Zusagen etc.)
in welchem Ton die KI schreiben soll (freundlich, sachlich, bestimmt)
Sie sollten jetzt einen Prompt haben, der in etwa so aussieht:
„Verfasse eine sachliche Antwort auf den Brief des Finanzamts. Ich möchte um eine Verlängerung der im Schreiben genannten Frist bis zum [Wunschdatum] bitten. Ich hatte schon mit Frau [Sachbearbeiterin] telefonisch gesprochen, die mir signalisiert hat, dass das kein Problem ist. Die fehlenden Unterlagen habe ich angefordert und bringe sie bis zum [Wunschdatum] bei. Bitte am Ende des Schreibens um eine kurze schriftliche Bestätigung. Lass alle eckigen Klammern als Platzhalter stehen. Wichtig: Erfinde keine Rechtsgrundlagen oder Daten und halte dich streng an meine Vorgaben. Gib nur das fertige Schreiben ohne zusätzliche Kommentare aus.“
Nach dem Absenden des Prompts erhalten Sie den Entwurf. Diesen können Sie durch weitere Anweisungen anpassen. Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden, sollten Sie aber erst nochmal alles lesen und überprüfen, bevor Sie den Brief versenden.
Schritt 3: Prüfen Sie den KI-Brief vor dem Versenden
Der fertige Brief klingt meist professionell und überzeugend. Lassen Sie sich davon aber nicht täuschen. Oft steckt der Teufel im Detail, KIs haben nämlich einen Hang zu Halluzinationen. Das bedeutet, dass sie Informationen erfinden und Lücken, auf die sie keine Antwort haben, kurzerhand hinzufantasieren. Auch Daten können falsch berechnet sein, was für Sie am Ende teuer werden kann.
Lesen Sie sich deshalb den Brief noch ein- oder besser zweimal in Ruhe durch und prüfen Sie Angaben zu beispielsweise Paragrafen und andere Behauptungen der KI, die Sie nicht selbst kennen, mit einem kritischen Auge. Achten Sie auch auf:
die Vollständigkeit des Briefs (sind alle gewünschten Inhalte enthalten?)
die gewählte Tonalität (wird die KI z. B. nicht zwischendurch zu salopp?)
die Aussagen (hat die KI nicht einfach etwas ergänzt, was Sie nicht wollen?)
die Platzhalter (sind noch alle drin, damit Sie Ihre Daten einfügen können?)
Ist alles wie gewünscht, können Sie den Brief zum Beispiel in Word kopieren, die Platzhalter um Ihre Daten ergänzen, ihn ausdrucken, in einen Umschlag packen und versenden. Die meisten Pro-Abos bieten die Möglichkeit, eine PDF- oder Word-Datei zu generieren, die Sie einfach herunterladen und offline weiterbearbeiten können.
Für komplexe Sachverhalte: NotebookLM als Alternative
Um einen schnellen Brief an das Finanzamt oder eine Versicherung zu schreiben, reichen die KI-Chatbots aus. Wenn sich jedoch ein Vorgang über zig Schreiben zieht und noch andere Daten wie Verträge hinzukommen, geraten die KIs an ihre Grenzen und neigen vermehrt zu Halluzinationen. Statt dann immer alles aufs Neue erklären zu müssen, kann die Nutzung eines KI-Tools wie NotebookLM sinnvoll sein.
Bei NotebookLM legen Sie quasi eine digitale Akte für einen Vorgang an. Das kann zum Beispiel ein Streit mit Ihrem Nachbarn sein, der sich schon über mehrere Jahre hinzieht und zu dem sich mittlerweile zahlreiche Protokolle, Fotos und Schreiben mit Anwälten angesammelt haben. NotebookLM kann daraus eine Chronologie erstellen, auf Wunsch Widersprüche aufdecken oder auch Schreiben generieren, die sich auf ganz konkrete Vorgänge oder Korrespondenzen beziehen.
Der große Vorteil ist, dass das mit einem Google-Konto kostenlos nutzbare Tool nichts erfindet, da es sich strikt an die von Ihnen zur Verfügung gestellten Quellen hält. Für die rechtssichere Nutzung bei Selbstständigen braucht es bei NotebookLM wie bei Gemini einen Google Workspace Business-Account.
Erfahren Sie bei uns auch wann es Sinn macht einen Brief per Einschreiben zu versenden.
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