Tipps für Geschäftsbriefe
Die Wortwahl und Betonung in der Nachricht ist entscheidend
Geschäftsbriefe sind ein unverzichtbarer Bestandteil des unternehmerischen Informationsaustausches. Ganz gleich, ob Sie mit Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern kommunizieren: die Art und Weise, wie Sie Ihre Nachricht vermitteln, kann einen großen Einfluss auf den Erfolg Ihrer Firma bzw. Marke haben. In diesem Blogbeitrag werden wir Ihnen einige bewährte Tipps für das Schreiben professioneller Geschäftsbriefe an die Hand geben.
Der perfekte Briefkopf ist das A und O
Der Briefkopf ist das Erste, was der Empfänger sieht, wenn er Ihren Brief öffnet. Er sollte daher präzise und informativ sein. Stellen Sie sicher, dass der Briefkopf folgende Informationen enthält:
Platzieren Sie Ihr Logo in der oberen linken Ecke des Briefkopfs und darunter den vollständigen Namen Ihres Unternehmens.
Ihre Kontaktdaten: Geben Sie Ihre physische Adresse, Telefonnummer und E-Mail an. Diese Informationen erleichtern es dem Empfänger, Sie zu kontaktieren, falls erforderlich.
Das Datum sollte rechts oben auf der Seite im Briefkopf stehen und den Tag des Verfassens beziffern.
Empfängerinformationen: Der Name und die Adresse des Empfängers sind ebenso relevant. Achten Sie darauf, den Empfängernamen korrekt zu schreiben und auf den Titel (z.B. Herr, Frau, ggf. Dr.) zu achten, sofern bekannt.
Jetzt folgt der Betreff - also der Grund des Schreibens. Anschließend kommt es Fließtext, welcher die Details der Mitteilung preisgibt.
Die Wahl des richtigen Tonfalls
Die Wortwahl und Betonung in der Nachricht ist entscheidend, um mit dem Geschäftsbrief eine positive und professionelle Wirkung zu erzielen. Hier sind einige Tipps:
Beginnen Sie den Brief mit einer höflichen Anrede, wie "Sehr geehrte Damen und Herren" oder "Sehr geehrte Frau/Herr [Nachname des Empfängers]". Vermeiden Sie informelle Ausdrücke und Abkürzungen.
Formulieren Sie Ihre Nachricht klar und präzise. Vermeiden Sie lange, verschachtelte Sätze und Fachjargon. Es sei denn, Sie sind sicher, dass der Empfänger diesen versteht.
Höflicher Abschluss: Beenden Sie den Brief mit einer aufrichtigen und nett gemeinten Schlussformel wie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Hochachtungsvoll". Gefolgt von Ihrer Unterschrift und Ihrem Namen.
Struktur und Inhalt des Geschäftsbriefs
Die Struktur Ihres Geschäftsbriefs sollte übersichtlich und logisch aufgebaut sein. Hier ist eine bewährte Gliederung:
Der Briefkopf, wie oben beschrieben, kommt zuerst aufs Papier.
Einleitung: Stellen Sie sich kurz vor und erläutern Sie den Anlass des Schreibens.
Hauptteil: Hier sollten Sie die Hauptpunkte bzw. Informationen zu Ihrem Anliegen präsentieren. Verwenden Sie klare Absätze sowie Nummerierungen oder Aufzählungen, um den Text zu strukturieren.
Schluss: Fassen Sie Ihre Botschaft zusammen und geben Sie, falls notwendig, eine klare Handlungsaufforderungen. Bedanken Sie sich für die Aufmerksamkeit des Empfängers und das Sie eine zeitnahe Antwort wünschen.
Korrekturlesen und Qualitätssicherung
Ein Geschäftsbrief voller Rechtschreib- und Grammatikfehler wirkt unprofessionell. Bevor Sie also Ihren Brief abschicken, sollten Sie ihn sorgfältig korrekturlesen. Sie können auch eine Kollegin oder einen Kollegen bitten, den Brief zu überprüfen, um sicherzustellen, dass er frei von Fehlern ist. Manchmal sieht man gewisse Flüchtigkeitsfehler einfach nicht selbst. Manchmal ist es auch der Zeitdruck hinter dem Geschäftsbrief, welcher einen unaufmerksam werden lässt.
Wir hoffen, dass Ihnen unsere Tipps bei der Erstellung Ihrer Geschäftsbriefe helfen. Eine professionelle Korrespondenz ist ein wesentlicher Bestandteil erfolgreicher Geschäftsbeziehungen. Das richtige Schreiben kann einen erheblichen Einfluss auf Ihren unternehmerischen Erfolg haben. Wenn Sie unsere Richtlinien befolgen, sind Sie auf dem besten Weg, Geschäftsbriefe zu verfassen, die Eindruck hinterlassen und Ihre Botschaft effektiv vermitteln.